美容外科クリニックに約５年間勤務していた経験から、今現在は美容外科で働きたい女性に向けた記事を書いております。
美容外科クリニックの受付の仕事内容とは【事務＋接客】
ひと言に「受付」といっても、座っているだけの事務業務ばかりではありません。
事務的な仕事内容①電話対応
受付職であれば、電話対応は必須のお仕事です。
一般企業の受付職（事務職）であれば、得意先や本社などからの電話対応がメインとなることが多いですが、美容外科クリニックに電話をかけてくるのは９割以上が患者様（お客様）です。
美容クリニックに通院している方であれば、何度もクリニックに電話を入れているため電話にも慣れてらっしゃる方が多いですが、半分程度の方は緊張しながら電話をかけてきます。その緊張をほぐしてあげつつ丁寧な電話対応をし、さらにその電話をカウンセリングの予約へと繋げなければなりません。
この１本の電話をカウンセリングの予約に繋げられるよう、予約率を１００％に近い数字にするためノルマを課している美容クリニックもあります。
患者様（お客様）からかかってくる電話の内容としては、
- 通院のための予約電話が約５割
- 治療メニューに対しての問い合わせが約４割
- その他が約１割
これはクリニックによってさまざまですが、だいたいこんなイメージです。その他の約１割というのはクレームなどですね。
予約電話は単純に日時や希望メニューを聞くといった割と簡単な仕事内容ともいえますが、治療メニューに対しての問い合わせについては、クリニックで行っている治療内容を自らが知っておかないと瞬時に答えることができません。そのため、クリニックで行うほとんどの治療メニューの知識をある程度頭に入れておく必要があります。
ただし、問い合わせの内容を電話上ですべて完結してしまうとカウンセリングの予約に繋がらないため、細部まで伝える必要はありません。このさじ加減が大変難しく、入社後苦労するところでもあります。
美容外科クリニックの受付で行う電話対応は、予約受付のほかに問い合わせに対する回答且つカウンセリングの予約に繋げるお仕事といえます。
事務的な仕事内容②メール返信
電話以外にも、ネット予約やネットからの問い合わせを可能としている美容外科クリニックも多くあります。今ではＬＩＮＥ＠でも予約・問い合わせを受け付けているクリニックも多くありますね。
美容外科クリニックの受付は、それらの問い合わせに対してひとつひとつ返信を行います。
こうしたツールを使う患者様（お客様）は、電話を極度に嫌がる方や、緊急性は低いけどちょっと聞きたいことがあるといったときに利用していることが多いです。
稀ですが、クレーム内容を文章で送ってきてくださる方も中にはいます。
電話対応と少し似ているところもありますが、一件一件の問い合わせに対する明確な回答を文章にして分かりやすく返信する必要があります。
事務的な仕事内容③明細書や見積書の作成
美容外科クリニックのメインとなる仕事内容は、カウンセリングで決定した治療メニューを正確に明細書として出すことです。カウンセリングで話だけを聞きに来たという患者様（お客様）もたくさんいらっしゃるため、見積書の作成も含まれます。
事務的な仕事内容④会計業務
作成した明細書をもとに患者様（お客様）が希望する支払方法に応じてお会計をします。
美容外科クリニックでは、
- 現金払い
- デビットカード払い
- クレジットカード払い
- 医療ローン（メディカルローン）
事務的な仕事内容⑤カルテの入力とスケジュール管理
患者様（お客様）一人ひとりの治療内容をカルテに細かく入力し、さらにその方の次のスケジュール管理を行います。
- 受けた治療メニューと内容
- 次回いつ来院があるか
- 次回の予約入力
などを細かくカルテに入力し、次の予約を確保するといった仕事です。
接客的な仕事内容①患者様のお出迎え
美容外科クリニックの受付スタッフは「クリニックの顔」ともいわれ、クリニックにやって来る患者様（お客様）と最初に顔を合わせるポジションです。
明るく笑顔で挨拶ができれば問題ありません。
接客的な仕事内容②各お部屋への案内
美容外科クリニックには、待合室や診察室（カウンセリングルーム）、手術室などの各お部屋があり、それぞれに複数のお部屋が存在します。広いクリニックだと２０室以上お部屋があるところもあります。
入社後はどのお部屋がなにをする部屋なのかを覚えるだけで大変だという声も聞きますが、患者様（お客様）がスムーズに部屋移動できるよう、また空いているお部屋をいかに効率的に使うかなどでけっこう頭を使うところです。
美容外科クリニックの受付の仕事内容に資格やスキルは必要ない
美容外科クリニックは自費診療ですので、医療事務などの資格や特別なスキルは必要ありません。
なぜなら事務的な仕事内容でも接客的な仕事内容でも、各仕事を少しずつこなしていくうち、いつの間にか勝手にスキルが身に付いていくからです。
たとえば電話対応で求められるスキルといったら、先ほども言ったように「１本の電話をいかにカウンセリングの予約に繋げられるか」というところになりますが、初めからそれが出来る人はなかなか居ません。何度か電話対応をしていくうちにコツを掴み、自然とカウンセリングの予約に繋がるようになっていきます。
ただし、ネットでも予約や問い合わせができるのにあえて電話をかけてこられる患者様（お客様）は一刻も早く自分の悩みに対して「的確な答え」を求めています。そのため、正確な情報をスムーズに回答する能力は必要になってきます。勉強不足でスムーズに回答できなければ一瞬で患者様（お客様）に不安を与えてしまいます。言葉遣いや敬語の使い方も大事ですね。
もしスキルが心配なようでしたら、まずはすぐにでもできる言葉遣いの見直しや敬語の使い方の見直してみるとよいでしょう。
また、メール返信の仕事では定型文の使用ができることや基本的なＰＣ操作が必要です。問い合わせから何日か経ってからの返信では患者様（お客様）を不安にさせてしまいますので、問い合わせに対する回答がスムーズに打ち込め返信できるよう、読解力や文章能力を身に付けておくことが望ましいです。
ネットに出ている文章や本などを読み、書き方を学んでみるのもいいですね。
接客的な仕事内容に「ある患者様（お客様）のお出迎え」や「各お部屋へのご案内」に関しても、特別なスキルは要りません。それよりも、明るく笑顔で挨拶ができ、愛想よく対応できる人材であるかが重要です。
空いているお部屋を把握しておいたり、次に患者様（お客様）を案内するお部屋がきれいに整理整頓されているかなど、一歩先を見てクリニック全体をくまなく見ることができる人であることが望ましいです。
これも、入社直後は目の前にある仕事だけで一杯になるので、徐々に身に付けていけば大丈夫ですよ。
美容外科クリニックの「受付」と「受付カウンセラー」の仕事内容の違いはカウンセリング業務があるかどうか
求人には「受付」と「受付カウンセラー」の両方がある美容外科クリニックがありますね。
「受付」の求人は上で挙げたような仕事内容がメインになりますが、「受付カウンセラー」になると受付の仕事内容にプラスしてカウンセリングの仕事が発生してきます。
その分、受付カウンセラーは基本給も高いはずです。
美容外科クリニックの受付カウンセラーの仕事内容
受付カウンセラーの仕事内容は患者様（お客様）から悩みを聞き出し、その悩みに対して治療内容をいくつか提案します。
カウンセリングする内容としては、
- 患者様（お客様）が希望する治療内容の確認
- 治療内容の説明
- 治療に対するメリット・デメリットの説明
- 治療後の説明
- 金額の説明
などが挙げられます。
美容外科クリニックの受付カウンセラーは、不動産の営業や車の営業・保険の営業などに近いものがあり、元々営業職に就いていた人や人と話すことが苦ではない人が向いています。そのため受付カウンセラーを営業職として雇う美容クリニックもあり、患者様（お客様）の当初の予算を大幅に超える治療の提案や売上に対する意識を常に頭に入れながら仕事をしなければなりません。
売上はそのクリニックの経営にも影響するため１００万円単位のお金が動くこともあり、受付カウンセラーはより慎重に業務を遂行しなければいけないのです。
また、患者様（お客様）の希望する治療に対して細かい内容をひとつひとつ説明するため、知識も多く身に付ける必要があります。そして、受付カウンセラーは受付よりもドクターと接する機会が多くあるため、ドクターとの円滑なコミュニケーション能力も必要になってきます。
受付職を希望したのに受付カウンセラーの仕事内容も関わってくると入社後のギャップに苦労してしまいますので、求人票に書かれている仕事内容は必ずチェックするようにしましょう。
まとめ：美容外科クリニックの受付の仕事内容は、細かい仕事がたくさんある
最後に記事のポイントをまとめます。
- 美容外科クリニックの受付の仕事内容は事務＋接客
- 【事務的な仕事内容】電話対応・メール返信・明細書や見積書の作成・会計業務・カルテの入力とスケジュール管理
- 【接客的な仕事内容】お出迎え・各お部屋への案内
- 美容外科クリニックの受付の仕事内容は数え切れないほどたくさんあって、しかも細かい
- 「受付」と「受付カウンセラー」の仕事内容の違いはカウンセリング業務があるかないか
- 入社後にギャップを感じないよう、求人票に書かれている仕事内容は必ずチェックすること
こんな感じです。
美容外科クリニックの受付の仕事内容はだいたいイメージできましたか？
一つ一つの仕事には正確さや臨機応変な対応が求められ、どの仕事も慎重に行います。
「受付」といっても、カウンセリング業務があるかないかで仕事内容も大幅に変わってきます。求人票には必ず仕事内容が書かれているので、求人を選ぶ段階で自分が活躍できる仕事であるかどうかをしっかり見極めなければなりません。
美容外科クリニックの受付は、座って行う仕事以外にも、クリニック内をあちこち動き回り意外と体力のいる仕事でもあります。
仕事内容をきちんと確認して自分に合う受付求人を選択し、いきいきと働ける美容外科クリニックを見つけてくださいね！
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